Organizar el curso de EF

Gestión de tareas con Trello

El sistema que uso para organizar el curso: un tablero de Trello con seis columnas, inspirado en Kanban y Scrum, en el que las tareas avanzan de pendientes a hechas.

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Cuando cofundé mi antigua startup tuve la suerte de recibir formación en gestión ágil de proyectos. Parte de lo que aprendí viene genial para el día a día de un docente, como este tablero en el que cada tarea pasa por diferentes estados.

La herramienta es Trello: gratuita, funciona en ordenador, Android e iOS, y es muy intuitiva. El método, en cambio, no depende de ella. Se apoya en dos técnicas de trabajo ágil, Kanban y Scrum, que priorizan las tareas según van surgiendo y las mueven por columnas.

Copiar plantilla de tableroTrello

Las seis columnas

Esquema del tablero de tareas con seis columnasArriba, Backlog con todo lo pendiente ordenado por prioridad, To do con lo de las próximas dos semanas y Doing con lo que está en marcha, como máximo dos o tres días. Las tarjetas avanzan de Backlog a To do y de To do a Doing. Desde Doing pasan a Done, lo terminado, que no se borra, o a Stand by, lo que espera a otra persona o a una fecha, y de ahí vuelven a Doing. Desde Backlog pueden pasar a Backlog Never, las tareas planteadas que no se harán.BacklogTodo lo pendiente,ordenado por prioridadProgramar UD 3Evaluar UD 2Preparar el actode NavidadTo doLo de las próximas2 semanasProgramar UD 2Evaluar UD 1DoingEn marcha. Máximo2 o 3 díasCrear documento degestión del grupoPreparar cuadernodel profesorBacklog NeverPlanteadas queno se haránTarea descartadaStand byEspera a otra personao a una fechaReservar actividadcomplementariaDoneTerminado.No se borraHacer inventariode materialProgramar UD 1
Las seis columnas del tablero y cómo pasan las tarjetas de una a otra. Las tarjetas son ejemplos de tareas de los trimestres.Desliza a los lados para verlo entero.
  • Backlog. Aquí van todas las tareas que van surgiendo. Las ordeno por prioridad, de arriba abajo.
  • To do. Lo que tengo que hacer próximamente, por ejemplo en las dos próximas semanas. También ordenado por prioridad.
  • Doing. Las tareas en proceso. Lo ideal es que ninguna pase aquí más de 2 o 3 días. Si una se queda mucho tiempo, toca dividirla en subtareas para tener sensación de avanzar.
  • Stand by. Las tareas que no puedo continuar, porque espero a que otra persona haga su parte o porque la siguiente acción tiene una fecha concreta.
  • Done. Las tareas terminadas. No se eliminan, por si en el futuro hay que revisar alguna, cosa que suele pasar mucho.
  • Backlog Never. Tareas que planteé pero que no se llevarán a cabo. Quién sabe, igual vuelven a Backlog algún día.

Cómo se usa a lo largo del curso

El ritmo lo marcan dos reglas del tablero. To do recoge lo de las próximas dos semanas, así que cada poco tiempo paso tareas de Backlog a To do según su prioridad. Y Doing no debería retener nada más de 2 o 3 días, lo que obliga a trocear lo grande.

Las tareas de cada momento del curso ya están repartidas por columnas en la plantilla. En las páginas de los trimestres explico qué hay en cada una, empezando por el primer trimestre. En Septiembre, crear el tablero es una de las primeras tareas de organización personal.

Consejos

  • Aunque lo repita: que ninguna tarea esté en Doing más de 2 o 3 días.
  • Redacta las tarjetas empezando por un verbo en infinitivo (hacer, crear, revisar…). Incita a la acción.
  • Añade un comentario cada vez que hagas algo en una tarea, para dejar constancia: si has enviado un correo, si has llamado a alguien…

Hay otras herramientas para montar este tipo de tableros, como Jira, pero por sencillez y productividad me quedo con Trello.

Mejoras propuestas

Tres ideas para completar el método:

  • Etiquetas por tipo de tarea, por ejemplo programación, evaluación, material o actividades complementarias, para filtrar el tablero de un vistazo.
  • Una revisión del tablero al final de cada trimestre, aprovechando la evaluación del proceso de enseñanza: limpiar Done, decidir qué pasa a Backlog Never y preparar el Backlog del trimestre siguiente.
  • Un momento fijo cada dos semanas para pasar tareas de Backlog a To do, que coincida con el horizonte de dos semanas de esa columna.